SELAMAT DATANG DI KEDAI ILMU CHOIRIMA MARI SALING BERBAGI Oleh: Choirima Siti Chotijah


Kamis, 16 Februari 2012

ANALISIS PENGEMBANGAN JABATAN


Analisis Jabatan
Tujuan dari rekrutment, seleksi dan penempatan adalah mencocokkan (to match) antara karakteristik individu (pengetahuan, ketrampilan, pengalaman, dan lain-lain) dengan persyaratan jabatan yang harus dimiliki individu tersebut dalam memegang suatu jabatan. Kegagalan dalam mencocokkan kedua hal tersebut dapat menyebabkan kinerja karyawan tidak optimal dan kepuasan kerja sangat rendah, sehingga tidak jarang hal ini membuat individu dan organisasi menjadi frustrasi. Dalam usaha mencari individu yang tepat dan sesuai untuk jabatan tertentu maka pihak manajemen harus melakukan pengukuran (assessment) terhadap tuntutan-tuntutan (demands) dan persyaratan-persyaratan (requirements) dari jabatan tersebut. Proses pengukuran kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu jabatan tersebut dinamakan Analisis Jabatan (Robbin, 1993).
Analisis jabatan merupakan hal mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Tanpa adaya data yang akurat tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis-jenis kemampuan dan ketrampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman dan pendidikan yang dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut, maka proses pengembangan sumber daya manusia akan menjadi sulit. Rekrutmen, seleksi dan penempatan akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.
Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.
"Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job" (Robbin, 1993).
Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu ("job analisis is the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature of a specific job"). Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: "job analisis is the process of gathering information about a job" (Bernardin & Russel, 1993).

Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki oleh si pemegang jabatan. Termasuk disini adalah:
  • Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab
  • Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif
  • Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan yang lain
  • Standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.
Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan terhadap jabatan (the job), bukan terhadap orang (person). Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun kuestioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications of the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person).
Uraian Jabatan (Job description). Adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan (jobholder/incumbent), bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi tentang hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam dan di luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan dimana si pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh divisi/unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan.
Spesifikasi Jabatan (Job specification). Adalah suatu pernyataan tentang kemampuan, ketrampilan, pengetahuan dan sikap-sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan kualifikasi khusus, pengalaman atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.
Mengapa Analisis Jabatan Diperlukan?
Sampai saat ini masih terdapat perdebatan mengenai perlu tidaknya analisis jabatan guna memperoleh uraian jabatan dan spesifikasi jabatan. Pendapat yang pro analisis jabatan memandang bahwa uraian jabatan (produk dari analisis jabatan) merupakan panduan yang mutlak dalam menjalankan pekerjaan dan memudahkan bagi pekerja dan perusahaan. Sebaliknya pendapat yang kontra menganggap uraian jabatan hanya akan membuat seseorang menjadi tidak fleksibel, tidak mudah menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi dan terkotak-kotak dalam suatu pekerjaan tertentu.

Dalam tulisan ini saya tidak ingin memperdebatkan mana diantara kedua pendapat tersebut yang paling benar. Saya percaya bahwa kedua pendapat tersebut pasti memiliki sudut pandang masing-masing. Pada tulisan ini saya hanya ingin memberikan suatu gambaran, bagaimana suatu proses rekrutment dan seleksi memiliki hubungan yang krusial dengan analisis jabatan.
Meski banyak perusahaan menganggap penting, analisis jabatan seringkali dilakukan tidak sebagaimana mestinya. Permasalahan yang dialami oleh John dalam kasus di atas mungkin merupakan bukti dimana analisis jabatan tidak mendapatkan perhatian serius ketika perusahaan ingin merekrut karyawan baru. Dalam kasus John, si recruiter gagal mencocokkan karakteristik individu dengan persyaratan jabatan, karena tidak didukung oleh informasi akurat tentang jabatan tersebut. Akibatnya individu yang direkrut tidak cocok dengan jabatan yang dipegangnya sehingga membuat kinerjanya rendah dan tidak dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan.

Fakta lain mengenai gagalnya perusahaan memperoleh gambaran obyektif tentang suatu jabatan dapat terlihat pada iklan-iklan lowongan pekerjaan yang dimuat di majalah, surat kabar, website atau media online yang lain. Dalam iklan-iklan tersebut seringkali terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak calon/pelamar yang tidak qualified. Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan si pelamar. Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan di calon karyawan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan pegawai terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan.
Kenyataan-kenyataan tersebut di atas menunjukkan betapa penting pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan jabatan guna mendapatkan karyawan yang tepat sehingga dapat bekerja secara efektif. Semua informasi akurat yang memuat persyaratan jabatan hanya akan diperoleh jika dilakukan analisis jabatan secara sungguh-sungguh. Dengan melakukan analisis jabatan yang sungguh-sungguh maka akan diperoleh manfaat antara lain:
  • Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan
  • Penyusunan persyaratan jabatan
  • Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima pemegang jabatan
  • Bahan untuk pengembangan materi wawancara
  • Bahan untuk pengembangan alat test
  • Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi
  • Bahan orientasi bagi karyawan baru 
Job analysis atau analisa jabatan sering dianggap sebagai pondasi dasar dari sebuah
sistem sumber daya manusia dalam organisasi. Restrukturisasi, inisiatif perbaikan
kualitas, perencanaan sumber daya manusia, desain jabatan, pelatihan, pengembangan
karir, sistem penilaian prestasi kerja, itu semua mendasarkan diri pada hasil dari analisa
jabatan.
Analisa Jabatan atau Job Analysis adalah sebuah alat yang biasa digunakan dalam
manajemen sumber daya manusia - MSDM. Alat ini diciptakan untuk mendapatkan
gambaran menyeluruh dan lengkap mengenai suatu jabatan atau posisi. Gambaran
lengkap dan menyeluruh yang dimaksud adalah uraian mengenai tanggungjawab dan
tugas-tugas suatu jabatan (job description) dan uraian mengenai kualifikasi atau
persyaratan yang dibutuhkan (job spesification) supaya tanggungjawab dan tugas
tersebut dapat dijalankan dan memberikan unjuk kerja (performance) yang dapat
diterima (average) dan luar biasa (outstanding).
Sajian informasi atau uraian dari analisa jabatan inilah yang akan digunakan dalam
proses atau kegiatan MSDM yang lain. Begitu pentingnya alat ini sehingga ada yang
menyebut job analysis ini sebagai alat yang utama dan pertama dalam MSDM. Fungsi
MSDM lain yang akan mempergunakan dokumen hasil analisa jabatan (job description
and job spesification) adalah perencanaan tenaga kerja (manpower planning),
perekrutan dan penempatan (recruitment and placement), pengembangan organisasi
(organisation development), pelatihan dan pengembangan (training and development),
penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), hubungan industrial (industrial
relation), dan juga sistem informasi SDM (human resources information sistem).
Definisi job analysis: Analisis jabatan adalah proses mendapatkan atau mengumpulkan
informasi sebuah jabatan.
Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan. Pertama tentukan
lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya
perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.
Kedua, mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics (KASOCs)
yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. Knowledge berarti seperangkat
informasi yang ada di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.
Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati. Misalnya
kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan
tidak banyak salahnya.
Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang
sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut
data, orang atau barang.
Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang diperlukan
untuk menyelesaikan pekerjaan.
Laporan analisa jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa
pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil,
dan keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan cukup baik.
Tujuan Job Analysis
Walau banyak kritikan, analisa jabatan telah digunakan di berbagai organisasi baik besar
maupun kecil.
Pada bisnis kecil, analisis jabatan dilakukan secara informal dan tidak terstruktur. Pada
perusahaan besar, untuk mampu menganalisis jabatan harus diperlukan satu pelatihan
khusus. Ini sangat mudah dipahami karena kompleksnya dan bermacam-macamnya tipe
pekerjaan yang ada di organisasi besar itu.
Job analisis juga digunakan sebagai dasar perekrutan dan juga untuk penunjukan
seseorang untuk menduduki jabatan tertentu.
Ringkasnya analisis jabatan digunakan untuk penyusunan:
1) deskripsi jabatan (job description)
2) Klasifikasi jabatan (job classification)
3) Evaluasi jabatan (job evaluation)
4) Desain jabatan (job design)
5) Personnel requirements
6) Penilaian prestasi kerja (performance appraisal)
7) Pelatihan karyawan (worker training)
8) Perencanaan Sumber Daya Manusia (HR Planning)
Proses Analisa Jabatan:
Analisa jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal
organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan,
dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur
operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan
histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang
yang melakukan analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali
informasi mengenai suatu jabatan.
Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan terjun ke
lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner 2) Wawancara dengan pemangku
jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate 3)
Observasi. Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses
bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini,
analis jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugastugas
yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan,
pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake holders). Maka sebelum
mengadakan wawancara, biasanya analis jabatan akan menyebarkan questioner yang
berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas.
Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi yang akan
diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas
informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya
akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui
oleh atasan dan pemangku jabatan

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar